Mình chưa gặp ai mà có kỹ năng "Attention to Detail" xuất sắc như Jasmine
Mình chưa gặp ai mà có kỹ năng "Attention to Detail" xuất sắc như Jasmine
Cứ mỗi lần ngồi làm việc cùng bạn ấy là mình lại được mở mang tầm mắt.
Cách đây 3 tuần, mình có một buổi họp KPI với Jasmine, là General Manager. Bạn ấy nói mình rất thông minh và rất ấn tượng. Có một mảng nhỏ mình chú ý cải thiện thêm đó là attention to detail.
Mình nói với Jas “mình cũng nhận ra điều này. Attention to detail chưa bao giờ là thế mạnh của mình. Nên mấy nay mình cũng đang tìm cách cải thiện.”
“Không đâu. Tôi cũng vậy đấy. Đây là kỹ năng cực kỳ khó, vì sẽ có lúc chúng ta không để ý được toàn bộ các tiểu tiết,” Jas nói.
Mình luôn nhận ra điểm yếu này của mình. Ngay cả khi mình làm freelance cũng vậy, các bài viết của mình thường qua các editor để được chỉnh sửa trước khi xuất bản. Mình thiên về ý tưởng, triển khai ý tưởng, còn đến đoạn cuối cùng rà soát lại toàn bộ mọi thứ trước khi gọi là “hoàn thành” thì mình lắm khi không để ý được hết các lỗi nhỏ.
Làm ở công ty gần 6 tháng, mình học được vô cùng nhiều từ Jasmine. Một trong những điều lớn đó chính là attention to detail. Phải nói mình chưa gặp ai mà cẩn thận và kỹ như bạn ấy.
Mấy lần ngồi làm việc với Jas, mình để ý cứ viết xong 1 email là bạn ấy đọc to từng từ lên để kiểm tra xem các câu cú có phù hợp không. Đối chiếu với các email trước xem thử có trả lời thiếu ý nào không. Rồi lại hỏi mình “cậu thấy có đủ ý chưa?” trước khi gửi email cho các sếp. Bạn ấy nói làm vậy là để đảm bảo các sếp nhận được đủ thông tin và không bị thiếu mất điều gì. “Họ rất bận nên mình cố gắng tiết kiệm thời gian cho họ.”
Jas để ý đến cả cách sử dụng màu sắc để highlight ý chính ra sao. Mục đích để cho các sếp lướt qua là nắm bắt được các điểm mấu chốt, skim và scan nhanh hơn mà không cần phải đọc chi tiết nếu họ không có thời gian. Vì là một General Manager, phụ trách truyền tải thông tin giữa sếp và các phòng ban nên bất cứ điều gì sếp nói bạn ấy đều ghi chép lại. Bạn ấy làm thế là để lúc cần thì đối chiếu cũng như đảm bảo đưa thông tin chính xác đến cho mọi người.
Mỗi lần có thứ gì cần review, gửi qua Jas là y như rằng bạn ấy sẽ phát hiện ra nhiều thứ rất nhỏ mà có thể làm tốt hơn. Cũng bởi vì thế, chỉ cần được duyệt bởi Jas là hoàn hảo rồi vì bạn ấy luôn cho người khác sự an tâm rằng mọi thứ đã làm đúng.
Attention to detail là gì?
Như mình đã nói ở trên, attention to detail là khả năng chú ý tới các chi tiết. Nói đúng hơn, nó được phản ánh thông qua việc một người để ý tới từng góc cạnh của một nhiệm vụ và hoàn thành nó một cách tốt nhất. Chứ không phải làm một cách cẩu thả, qua loa cho xong chuyện, hoặc chỉ tập trung vào cái hiển nhiên, to lớn mà xem nhẹ các việc nhỏ.
Mình lấy ví dụ:
Khi bạn viết một bài tiếng Anh, bạn để ý từng chỗ chấm câu, spelling, ngữ pháp, định dạng bài viết… đảm bảo mọi thứ đều đúng như chuẩn Chicago mà khách hàng yêu cầu.
Khi bạn xử lý sổ sách kế toán, bạn để ý tới từng con số, từng dấu phẩy, các file ngay ngắn, gọn gàng, folder được sắp xếp theo trật tự…
Khi bạn thiết kế một bìa sách, bạn để ý tới sự cân đối tuyệt đối của các chi tiết trên bản thiết kế, màu sắc có hài hoà, tương phản tốt, đảm bảo không có yếu tố nào thừa. Bạn gửi file cho khách hàng với cách đặt tên file, dung lượng file,… như tiêu chuẩn mà khách hàng muốn.
Khi một người không có attention to detail tốt, nó phản ánh trong mọi hành động, suy nghĩ và lời nói. Chẳng hạn:
Nhà tuyển dụng yêu cầu gửi 2-3 bài viết tiếng Anh mẫu để họ đọc xem thử, bạn lại gửi cho họ một website và bảo họ vào blog của bạn đọc. Bạn đã không tập trung kỹ yêu cầu của họ.
Bài luận cuối khoá yêu cầu sinh viên phải định dạng theo chuẩn APA, bạn lại trình bày theo một chuẩn khác.
Vậy thì làm thế nào mà khách hàng hay nhà tuyển dụng đánh giá được bạn có attention to detail như bạn đã nói trong buổi phỏng vấn?
Dễ lắm. Chính là dựa vào CV hoặc cover letter của bạn đó.
Mình đã từng xem CV tiếng Anh cho rất nhiều bạn. Kha khá bạn nhấn mạnh có kỹ năng attention to detail, nhưng nhìn CV mình không hề thấy attention to detail chút nào.
Các thì sử dụng không đồng nhất, lúc thì dùng to verb, lúc thì dùng V-ing
Viết hoa, thụt dòng vô tổ chức
Màu sắc rồi các icon cũng bị lạm dụng
Lỗi spelling rất nhiều
Tên của referee viết sai
Định dạng số điện thoại không chính xác
….
Nếu bạn tự nhận mình có attention to detail mà CV đã bị nhiều lỗi như vậy, dù chỉ là các tiểu tiết, thì liệu rằng nhà tuyển dụng hay khách hàng có tin tưởng bạn hay không? Không đâu.
Attention to detail là một kỹ năng rất “nhạy cảm”. Nó “nhạy cảm” ở chỗ người ta hoàn toàn có thể đánh giá kỹ năng này của bạn ngay từ chính CV, thứ đầu tiên mà bạn gửi đến cho họ. Từ cách bạn nói, ăn mặc, hành xử trong buổi phỏng vấn…
Do vậy, nếu bạn thực sự thành thục ở kỹ năng này thì hãy tự tin thể hiện. Còn nếu vẫn đang rèn luyện thì hãy thành thực. Người ta không đánh giá bạn thấp chỉ vì bạn đang ở giai đoạn rèn luyện, nhưng người ta sẽ đánh giá thấp bạn nếu bạn không thành thực.
Làm thế nào để rèn luyện attention to detail?
Hiện tại cải thiện kỹ năng attention to detail là một trong những mục tiêu của mình. Mình có một số chiến lược để rèn luyện bản thân và đã có những kết quả cực kỳ tốt. Mình thấy mình kỹ hơn, cẩn thận hơn trước rất nhiều. Bạn có thể áp dụng các cách của mình dưới đây nhé.
Luôn làm tốt nhất ngay từ những việc nhỏ: Dọn dẹp, lau bàn ghế, rửa bát, viết lách freelance hay làm việc tại agency hay viết trên blog, mình luôn cố gắng hết sức để làm tốt nhất. Mình để ý tới các tiểu tiết, đảm bảo mọi thứ đều mượt mà (dù đôi khi vẫn có lỗi nhỏ không nhìn ra được).
Chịu trách nhiệm, cam kết, và kỷ luật: Chú ý vào các chi tiết cũng đòi hỏi bạn phải sống và làm việc với tinh thần, trách nhiệm lớn. Bạn để ý nhiều tới việc nếu sự bất cẩn của mình có ảnh hưởng tới người khác và sẽ thế nào nếu mình chỉ làm qua loa. Khi bạn đặt lợi ích của người khác lên trên mình, bạn sẽ có trách nhiệm hơn với những gì mình đang làm và không làm ẩu.
Kiểm tra lại nhiều lần trước khi gửi bài cho khách hàng hay gửi email cho đồng nghiệp và sếp hay làm bất cứ việc gì: Với viết lách, mình đọc đi đọc lại bản nháp, đọc xong, để nó sang một bên rồi khoảng 1 ngày sau mở ra và đọc lại. Với email, sau khi mình viết email xong, mình đọc nhẩm để xem thử câu từ, ý đã được rõ ràng, mạch lạc. Với bất cứ việc gì khác, mình kiểm tra và chạy thử nhiều lần trước khi kích hoạt chúng.
Attention to detail hoàn toàn khác với kỹ tính, tiểu tiết hay “nhỏ mọn.” Attention to detail là sự thể hiện bạn có trách nhiệm, tổ chức, kỷ luật, và chỉnh chu. Một việc nhỏ đã hoàn thành tốt, bạn chứng minh cho người khác bạn sẽ làm được những việc lớn và họ sẽ tin tưởng giao cho bạn trọng trách. Không có một cái gì nhỏ mà không quan trọng, mọi thứ trên đời đều có giá trị và chỗ đứng của nó.
Hy vọng chia sẻ nhỏ này có ích cho bạn nhé. Chúng mình cùng nhau cố gắng rèn luyện kỹ năng attention to detail nha. ;)